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店舗運営テクニック

タイムマネジメント|店長が時間管理をする上で大事なこと

投稿日:2019年6月3日 更新日:

タイムマネジメント

タイムマネジメントの必要性

こぶた君の同僚
本田さん
店長はいつも忙しそうよね。あれじゃ、誰も店長になりたいなんて思えないわ。
こぶた
こぶた
でもボク達のために頑張ってくれてるのはわかるから感謝しなきゃ。

 

  • いつも「忙しい」と言っている
  • いつも全力投球

 

こんな時期が私もありました。

 

【この記事の結論】
止めるべきことを決めること
時間管理マトリクスを意識すること

 

20代の都内のカラオケ店で店長として働いていた頃です。忙しいことが、誰かの役に立っている、かっこいいと思っていた頃です。

 

店長になり立てで成果を出すためにチラシ配りから日報チェック、カウンター業務から厨房、面接、深夜のトラブル対応まで何でもやりました。

 

残業時間は月平均100時間ほどしていたと思います。休みの日に出勤するもの当然で、早朝のチラシ配りから深夜の終電で帰るまで一心不乱に働いていました。カラオケ店は深夜も営業していますので、そのまま遅番で早朝までいることもありました。

 

お陰で、お店の売上も上がり、ある意味楽しめてもいたのですが、社員や同僚からは変人だと思われていたと思います。

 

売上を上げるための取り組みだらけで、本来何のために仕事をしているのかが見えなくなっていました。

 

この頃の時間の使い方は、とりあえず全部やる。そして、プライベートの時間まで削って店を守っていました。

 

今だから思うこと

あれから17年。今の会社に入社し経験を積む中で思うことがあります。

 

それは、忙しさから解放されないていない、余裕のない店長が今でも多いということ。

 

残業が制限されているため、実質の労働時間は大きく減っているでしょうが、それでも時間に追われている、時間が足りないと思っている。そんな感じがしています。

 

経営学の巨人 P・F・ドラッカーの名言です。

する必要のまったくない仕事、時間の浪費である仕事を見つけ、捨てなければならない。すべての仕事について、まったくしなかったならば何が起こるかを考えればよい。何も起こらないが答えであるならば、その仕事はただちに止めるべきである。参考:「仕事の哲学」ダイヤモンド社

 

いつの時代でもやるべきことは沢山あります。そして、時間がかかるものばかりです。やろうと思っていたことがイレギュラーな事柄が起きてできない。そんなストレスと戦っています。

 

それなら、ドラッカーさんの言うように、一度止めてみるのは手です。意外と何も起きないなんてことはあります。

 

私も過去にカラオケ店の店長時代にチラシ配りを止めたことがあります。あれだけ毎日何時間もチラシ配りに時間を要していて売上を作ったと自負していたのに、止めても影響が無かったのです。

 

また、監査項目チェック表を作って毎日1項目ずつレ点を入れて管理していましたが、これも止めても問題ありませんでした。

 

逆に無いことで、「自分たちが毎回しっかり管理しなきゃムード」が出たのでしょう。しまいには、監査で満点をとったり「管理しない管理法」を見出しました。

 

この「止める行為」は、作業時間に大きなインパクトを与えます。スティーブ・ジョブズさんも同じようなことを言っています。

なにをしないのかを決めるのは、なにをするのかを決めるのと同じくらい大事だ。会社についてもそうだし、製品についてもそうだ。
参考:「スティーブ・ジョブズ II」ウォルター・アイザックソン

ジョブズさんは、1996年にアップルに復帰する際に既存の商品を7割もカットしたそうです。今必要なものに全体の力を傾けようと。

だから、人力を全てiPhoneに向けることが出来ました。

 

この判断が無ければ、iPhoneが出るのはもっと遅かったでしょうし、もっと形状が巨大だったかも知れません。

 

忙しい上司はしなくてもいいことをしている

たとえば、部下からの報告が沢山に来る店長。一見、良さそうですが良くありません。(報告出来ない雰囲気なら問題ですが・・)

 

報告が来る=良い  根本的に違います。

 

それは、部下が考えなくなっている可能性が高いからです。考えさせれば、そんなに多くの報告は来ません。

 

初めのうちは逐一の報告を義務にしますが、一通り無難にこなせるようになれば、私はイレギュラー以外の報告は無くとも良いという考えを持っています。

 

エリアマネジャー時代も電話は、ほぼありませんでした。多くの同僚が電話で多くの時間を取られるのですが、一切取られません。基本的に大体がメールです。緊急案件に発展するものが少ないということでもあります。

 

その代わりにやっていたことがあります。それは、教育です。

 

電話報告の件であれば、メールで打つため簡単フォーマットと1~2分以内で打つ練習です。誤字脱字は上司への報告だろうが構いません。いかに瞬時にメール報告をするかを教育したのです。

 

「なんだそんなことか!」でしょうか。

 

この時間の確保があるか無いかで、業務遂行の多くの労力が変わります。部下も上司が電話に出れるかどうかわからず、電話してきますのでメールの方が有難いのです。

 

何か気になることがあれば、私から電話かけますので、これで本部への報告が遅れることはありません。メール文の要点を引用できますので、私からしても助かります。

 

その他、チェック表を作っている会社も多いと思いますが、チェック表を作ってそれ通りやるのは最初だけで、すぐに形骸化します。ということは、チェック表にレ点を入れる行為、そのチェック表を保管する行為自体が無駄になっている可能性もあります。

 

時間管理マトリクスを意識する

有名な7つの習慣に出てくる時間管理マトリクスですが、この中で左側の「緊急性」を重視して業務を行っている人は、時間に追われた生活をしていることでしょう。

 

重要度と緊急度を考慮し、この時間の仕事がどの位置にあるのか?を把握することが大事です。最悪なのが第一領域のみで仕事をすることです。事故や災害は仕方ありませんが、締め切りギリギリで作業をするから余裕がなくなります。

 

だからミスも起きます。

 

推奨は第二領域の時間を50%にすること

第二領域

  • 稼働計画、作業割当の精査
  • 部下に教育と考課
  • 売場ラウンド
  • 損益管理月報の確認
  • エリア間の在庫調整
  • 危険個所の発見
  • 必要な雑談
  • 生産性を高めるための休息

1日の業務が8時間であれば、上記を4時間以上は行うということです。これは緊急度が低いが、重要な項目です。教育などはしなくても1日は終えられます。でもいづれ教育をしないツケは必ず降りかかってきます。

 

社員も教育を受けないことで、つまらなく感じたり、必要性を見出せないでしょう。この第二領域の時間管理が出来れば、店長が充実した日々を送れるはずです。

 

第四領域はすぐに止める

ちなみに、第四領域は仕事ではありません。

 

暇つぶし、だらだら電話、無駄な喫煙。。。。と続きますが、手待ちになっている状態を指します。部下に指示を与える店長に起きがちなのは、店長が居ない日に業務がダラダラになるということです。

 

バシバシ指示を受けて業務をこなす人達は、考えなくなります。考えても店長の思う通りの運営が求められれば、考えること自体がムダです。その場合は店長不在時に第四領域で勤務時間を過ごします。

 

スタイルを変えて、部下に任せて、時間管理マトリクスを意識させる(説明する)ことも大事になります。

 

第三領域はやる時間を決める、部下に移管する

  • 重要でない多くの会議
  • 重要ではないメール確認
  • 日常業務(金庫開け、レジ締め、朝礼、日報作成etc)
  • 突然の来訪
  • サービスカウンター業務、販売業務

まず、パートさんで出来るものはパートさんに移行すべきです。レジ締めなども店長でなくても良いことが多々あります。重要ではないメール、会議は店長でないと判断できないでしょうが、日常業務は移行が可能です。

 

それらの業務を移行して店長が楽をするのではありません。あくまで第二領域を増やすためにどうするか?の話です。

 

第一領域は・・

事故などは、店長が完全に対応に当たります。その上で、部下にその姿を見せるか、一緒に対応に当たるかして第二領域の教育にも充てるのです。

 

そして、第二領域の教育時間が確保されてくるとトラブル自体が事前に解消されていきます。

 

未然にトラブルが防げているか、減ったかどうかはわかりませんが、半分くらいになると体感すると言われていますので体感するぐらい意識してみることをお薦めします。

 

まとめ

忙しい上司は・忙しい店長は自分の時間の使い方を一度見直してみるべきでしょう。

「まったくすべきでないことを能率的にする」これほど無駄なことはない(ドラッカー)

 

「時間はたっぷりとある」うまく使いさえすれば(文豪 ゲーテ)

余談ですが、私はテレビをみるのを止めました。また、通勤時間に時間を使うのを止めました(会社の近くに引っ越しました 片道1時間⇒20分)

この2つの止める事による帰宅後の時間の使い方が大きく変わっています。

本が読めます。ブログが書けます。

私が影響を受けた人は、勝間和代さんです。この「年収10倍アップ時間投資法」という本は初版2007年と多少古いですが、私の時間意識を変えたバイブルでオススメです。

 

時間を投資するという新たな切り口で衝撃を受けました。ちなみに勝間和代さんもNLPを行っているそうです。

関連記事⇒⇒ NLPとは何か?


無理なく続けられる年収10倍アップ時間投資法

無駄な作業を見つけ、本当に重要なことに時間を投資していくという考え方は素敵です。

 

止める勇気、止める決断力をもって、一度ドバーッと止めてみましょう。

 

必要ならまたやればいいのです。

 

おわり。

 

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